Die Form des Lernens hat sich in den letzten Jahren wesentlich verändert. So ist z.B. ein Jeder, bewusst oder auch unbewusst zum Nutzer von e-Learning-Inhalten geworden. Auch Firmen haben diese ergänzende Art der Aus- und Weiterbildung für Ihre Mitarbeiter entdeckt. Unternehmen sparen dadurch Reisekosten und Ausfallzeiten und die Mitarbeiter bevorzugen diese Fortbildung durch deren Flexibilität. Die RBS Beratungs- und Software GmbH bietet Firmen für diese Form der Mitarbeiterweiterbildung, Standard oder Individuell gestaltete e-Content- / eLearning-Varianten an. Der Inhalt dieser ist aufmerksamkeitsfördernd und multimedial gestaltet, die Lernvideos sind mit jeder Menge Zusatzinformationen für den optimalen Lernerfolg angereichert und auch Fragenkomplexe, Tests und Zertifizierungsvorbereitungen für die Überprüfung des Wissensstandes sind umsetzbar. Erfahren Sie mehr über unsere Leistungen aus den Bereichen: e-Content-Erstellung, e-Content-Angebote, e-Content-Management.

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Ziele der Überarbeitung

Vor dem Horizont veränderter QM-Verfahren und neuer Technologien galt es, einen zukunftsfähigen, stabilen Rahmen für Qualitätsmanagement-Systeme zu schaffen. Die Ausrichtung auf den Nutzen und die Wirksamkeit für Organisation und Kunden rückt damit ins Zentrum der Norm.

Darüber hinaus wurden bei dem neuen Standard die strategische Ausrichtung, aber auch das Chancen- und Risikomanagement wichtiger. Diese Elemente gab es versteckt (z.B. im Kapitel Vorbeugemaßnahmen) auch in der Version 2008 jedoch erlangen diese Themen eine deutlich stärkere Bedeutung. Ein weiteres Revisionsziel bestand darin, Dienstleistungen und Dienstleister stärker zu berücksichtigen und zu einer einfacheren „Normsprache“ zu finden. Das Ziel der Vereinheitlichung wird auch durch die Struktur der „neuen“ 10 Normkapitel erreicht. Diese Struktur ist bereits aus anderen Normen bekannt und vereinfacht insbesondere die Arbeit mit mehreren Managementsystemen im Unternehmen. (zusätzliche Informationen dazu finden Sie hier.)

Regelungen für den Übergang

Zertifikate nach der Vorgänger-Revision ISO 9001:2008, werden jetzt keineswegs automatisch ungültig. Allerdings hat mit der Veröffentlichung der neuen Revision im September eine dreijährige Übergangszeit begonnen. Diesen Zeitraum können und sollten Sie nutzen, um Ihre QM-Dokumente auf die neuen Anforderungen umzustellen und die Zertifizierung nach dem neuen Standard zu beantragen. In den nächsten eineinhalb Jahren (bis Frühjahr 2017) können Sie sich auch noch nach dem Standard der Revision 2008 zertifizieren lassen. Aber nach dem September 2018 müssen Zertifikate dieser alten Version vom Markt verschwunden sein. Das gilt für alle Zertifikatsträger.

Die Umstellung erfordert in jedem Fall ein Audit vor Ort (Überwachungs- oder Re-Zertifizierungsaudit). Das verursacht Mehraufwand und Mehrkosten. In Anlehnung an die Empfehlungen der DakkS ist im Schnitt mit folgendem Mehraufwand zu rechnen:

• Re-Zertifizierung: Mind. 10% des ursprünglichen Auditaufwandes – mindestens 0,25 Audittage.
• Überwachung: Mind. 20% des ursprünglichen Auditaufwandes – mindestens 0,5 Audittage.

Inhalte und wichtige Neuerungen der aktuellen Normversion

Als Unternehmen mit aktueller ISO-Zertifizierung können Sie Ihre bestehenden Inhalte gut nutzen, um auf die neue Version überzuleiten. Die wesentlichen Anforderungen der bestehenden DIN ISO 9001:2008 gehen fast vollständig in der neuen Version auf. Ein schlichtes Umschreiben der Kapitel wird allerdings nicht reichen. Es sind zentrale Themenbereiche neu dazugekommen, die für die zukünftige Qualitätsarbeit berücksichtigt werden müssen.

1. Strategie und Positionierung im Fokus

Als Stratege freue ich mich am meisten über das neue Kapital 4 „Kontext der Organisation“. Hier werden die strategische Ausrichtung und die Einordnung Ihrer Institution ins bestehende Marktumfeld zum Thema. Bedarfe und Anforderungen aller relevanten Parteien (Kunden, Mitarbeiter, Finanzierer, Wettbewerber) müssen in diese strategische Standortbestimmung einfließen. Hier erfolgt explizit die Erweiterung des Blickwinkels von Kunden auf alle an der Leistungen oder dem Unternehmen interessierten Parteien. Die Einordnung in den Kontext und damit die Darstellung der Positionierung muss exakt gelingen, denn sie liefert die Basis für den Anwendungsbereich Ihres QM-Systems und damit auch für die QM-Dokumentation. Dieser neue strategische Fokus nimmt die Führungskräfte sehr viel stärker in die Pflicht als bisher – QM wird definitiv Teil der obersten Führungsverantwortung, denn Strategie ist wirklich Chefsache.

2. Lenkung der QM-Arbeit

Neben der Führung war die operative Umsetzung, Implementierung und Aufrechterhaltung des QM-Systems oftmals die Aufgabe des „BOL“ – Beauftragten der obersten Leitung. Die Existenz einer so ernannten Person ist mit der neuen Revision nicht mehr explizit gefordert. Aber: Die Norm fordert, dass die Verantwortlichkeiten für die Erfüllung der Normanforderungen im Unternehmen festgelegt sind. Dadurch wird klar, dass die Aufgabe auch auf mehrere Personen verteilt werden kann, aber geregelt muss es sein.

3. Durchgehende Sicht auf die Prozesse

Die Prozessorientierung spielt eine deutlich wichtigere Rolle. Prozesse und die Wechselwirkungen mit den Mitarbeitern sind die Stellhebel, die den Erfolg bestimmen. Die neue ISO-Version hinterfragt nicht nur Ergebnisse sondern hat durchgängig auch die Prozessleistung im Blick.

4. Chancen und Risiken antizipieren

Die systematische Betrachtung von Chancen und Risiken wird verpflichtender Bestandteil der DIN ISO 9001 – in vielen anderen Normen ist dieses Thema ja bereits integriert. Als Anwender der Norm sind Sie gehalten, die Chancen und Risiken zu erfassen, die sich aus Ihrer Geschäftstätigkeit ergeben, und Sie müssen daraus auch konkrete Maßnahmen für die Organisation ableiten.

5. Wissen systematisch managen

Wissen als bedeutende Ressource zu betrachten und diese Ressource zu sichern, liegt im Eigeninteresse jeder Organisation. Gerade für Dienstleister ist Wissen ein bedeutender Unternehmenswert und ein Teil des Betriebskapitals, den es zu schützen gilt. Wissen in Form von Konzepten und Methoden zu dokumentieren reicht dabei alleine nicht aus. Noch entscheidender ist es, in der Organisation und bei bestimmten Mitarbeitern vorhandenes Erfahrungswissen zu konservieren und in anwendbarer Form für weitere Mitarbeiter verfügbar zu machen.

6. Vorgeschriebene Dokumentationsanforderungen reduziert

In der neuen Norm wurden die zu dokumentierenden Vorgaben stark reduziert (einen Überblick über die Pflichtdokumentation finden Sie hier). Die Pflicht eines QM-Handbuches gibt es nicht mehr. Neben den zu Pflichtdokumenten legen Sie die Struktur Ihrer QM-Dokumentation selbst fest und regeln dort auch, welche Prozesse, Dokumente und Aufzeichnungen dokumentationsrelevant sind und in welcher Form dies zu erfolgen hat. (zusätzliche Informationen dazu finden Sie hier.)

Fazit:

Die neue ISO 9001:2015 ermöglicht eine flexiblere Gestaltung von Form und Struktur der QM-Dokumentation und damit eine bessere Anpassung an die realen betrieblichen Prozesse. Die Anpassungsfähigkeit an Dienstleistungsprozesse wird durch die Revision deutlich besser möglich. Die Normanforderungen der Vorgängerversion gehen inhaltlich nahezu vollständig in die neue Version ein. Darüber hinaus sind mit den Kapiteln „Chancen/Risiken“ und „Wissensmanagement“ ganz neue Anforderungen zu realisieren.

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Für viele Bildungsträger ist die AZAV-Zulassung ein zentraler Baustein für die Geschäftstätigkeit. Sie haben die Verordnung sicher bereits umgesetzt und die Audits erfolgreich gemeistert. Doch Achtung – auch hier gibt es permanent neue Anforderungen, die Sie umsetzen müssen. Ein Grund für Veränderungen sind die Empfehlungen des Anerkennungsbeirats der Bundesagentur für Arbeit.

Funktion und Arbeit dieses Gremiums sind gesetzlich genau geregelt (§ 182 SGB III). Der Beirat spricht Empfehlungen für die Zulassung von Trägern und Maßnahmen aus und besteht aus 11 Mitgliedern (Vertreter der Länder und Spitzenverbände sowie Fachexperten, zwei Sitze sind derzeit unbesetzt), die vier Mal jährlich tagen. Diese Empfehlungen haben verpflichtenden Charakter und werden nach dem Inkrafttreten Bestandteil der Audits der Zertifizierungsstellen.

Sie sollten also neben der Verordnung selbst, stets auch die aktuellen Empfehlungen des Beirats im Auge haben (und schon deshalb weiterhin unseren Blog lesen). Die diesjährigen Empfehlungen (insbesondere vom 28.02.) bringen einschneidende Veränderungen, auch wenn das nicht gleich deutlich wird. Vor allem im Abschnitt „System zur Sicherung der Qualität“ stecken Neuerungen, die man kennen sollte.

So wurden bspw. die Anforderungen abgeschwächt, nach denen QM-Systeme intern zu bewerten sind. In der aktuellen Empfehlung entfällt die Pflicht zur Durchführung interner Audits ebenso wie die Managementbewertung. Überprüft werden müssen nur noch die Qualitätsziele und die Angemessenheit der Qualitätspolitik. Leider, sagen wir, denn das steht im Widerspruch zu jener Nachhaltigkeit, die sich aus dem PDCA-Zyklus ergibt.

Deutlich verschärft hingegen wurde die Überprüfung und Evaluierung der Arbeit mit Teilnehmern und Bewerbern. Die Empfehlungen fordern, dass die eingesetzten Verfahren zur Eignungsfeststellung, zur Herleitung von Zielen, zur Konzeption von Maßnahmen und zur Ermittlung des individuellen Unterstützungsbedarfs beschrieben werden müssen. Erforderlich sind wohlgemerkt ausgearbeitete Verfahren, ein abstrakt skizziertes Formblatt reicht dafür nicht! Weitere Verschärfungen betreffen den Nachweis strukturierter Entwicklung bei der Zusammenarbeit mit Dritten sowie ein systematisches Feedback- und Beschwerdemanagement. Auch diesen Anforderungen muss Ihre QM-Dokumentation ab sofort genügen.

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, haben wir uns die Veränderungen seit dem 28.02.2014 genau angesehen und für Sie eine Übersicht der neuen Regelungen zusammengestellt und kommentiert. Hier finden Sie das passende PDF.

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Nähere Informationen finden Sie hier: Pdf Download

Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an unsere Mitarbeiterin der Kundenbetreuung, Frau Elke Beiche, unter: 0345-97 72 90 24

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